В чем секрет тайм-менеджмента?
В чем секрет тайм-менеджмента?
Основная задача Тайм-менеджмента – управлением временем. Именно тайм-менеджмент позволяет найти общий язык со «временем» и научиться, им управлять. Большинство людей, либо ничего не знает о тайм-менеджменте, либо считает, что это им не надо. Но если вы хотите расти профессионально и избавится от постоянной нехватки времени, вам придется разобраться в тайм-менеджменте. А если вы руководитель, который хочет повысить эффективность своего персонала, то советую вам полезную и интересную статью – 26 лучших программ для контроля рабочего времени сотрудников 2023: преимущества, недостатки, сравнительный анализ.
Если вы решили все же обуздать время и стать его властелином, начните с самого простого, заведите ежедневник, в котором есть две колонки, слева узкая для времени, а справа широкая для дел. Первый шаг к самоорганизации сделан, теперь важно записывать все дела которые вы делаете в правую колонку, а время, потраченное на эту работу в левую, причем записывать нужно все дела, пошли курить — записали время, сели чай попить – записали время и так далее. Все это нужно, чтобы найти те дыры, в которое у вас утекает время. Поверьте это совсем несложно, со временем вы привыкните записывать все свои дела и выставлять точное время, затраченное на выполнение. Если вы подумали, что я сейчас вас обучаю Хронометражу – точному учету рабочего времени, то вы совершенно правы, хронометраж – это вспомогательный инструмент тайм-менеджмента, его неотъемлемая часть и первый шаг к контролю над временем.
Теперь, когда вы точно знаете, сколько и на что вы тратите свое время, самое время идти дальше. На втором шаге необходимо провести анализ всего затраченного времени, когда вы посчитаете, на что вы тратите свое время, вы будите в шоке, сколько времени вы теряете на кофе, сигареты, общение с друзьями и так далее. На этом шаге важно научиться говорить «нет», отказывать себе и отказывать другим. Умение говорить «нет» очень важный момент в тайм-менеджменте, если вы не можете отказать, все усилия по обузданию времени будут напрасны. На третьем шаге вы должны будите научиться ставить цели и планировать их достижение, без умения говорить «нет», все усилия будут напрасны. Конечно, отказывать нужно уметь, если вы будите отказывать всем и в жесткой форме, то вы быстро останетесь одни, прежде чем отказать выслушайте, а потом найдите причину отказать.
Если вы дошли до третьего шага, то вы уже поняли всю сущность работы со временем и научились контролировать его, если это так, то пришло время заняться планированием своего времени, постановкой целей и задач. Этот шаг не менее сложный, чем те два, которые вы уже сделали и к тому же он самый продолжительный. На этом шаге вы должны определить цели, задачи и рассчитать временные затраты на их достижение, в тайм-менеджменте недопустимы хаотические движения, они отнимают время. Важно помнить, что время, отведенное на решение отдельных задач, должно быть реальным, а не вымышленным. Например, вам надо зарегистрировать ИП (Индивидуального Предпринимателя) – это цель.
Весь процесс будет выглядеть так:
Подготовка документов – 1 день;
Сдача документов в налоговый орган – 1 день;
Получение документов из налоговой инспекции – 1 день;
Сдача документов в статистику – 1 день;
Получение документов из статистики – 1 день;
Открытие расчетного счета в банке – 2 дня;
Итого, весь процесс у вас занимает 7 дней, но это не значит, что через 7 дней после начала работы по открытию ИП вы станете индивидуальным предпринимателем. Между пунктами 2 и 3 нужно добавить еще время на регистрацию в налоговом органе, а это 5-ть дней. Между пунктами 4 и 5 время на подготовку документов в статистике, еще от 3-х до 5-ти дней. Теперь уже получается не семь, а целых 15 дней плюс выходные, итого уже 17-20 дней. Конечно, можно в один день получить документы из налоговой инспекции, и сдать их в статистику, а подготовка самих документов занимает 2 часа. Но для наглядности я округлил каждый процесс до одного рабочего дня, чтобы было более наглядно, в жизни же вы будите выставлять точное время, а свободное место занимать другими процессами.
Есть еще несколько важных нюансов в эффективном использовании тайм-менеджмента. Поскольку тайм-менеджмент позволяет управлять вашим личным временем, а не временем в общем. Необходимо помнить и учитывать свои биоритмы при его составлении. Это позволит вам экономить время в тех местах, где ваша работоспособность наиболее снижена. Например, в утренние часы с 8 до 10 вам нужно много времени, чтобы сосредоточится на сложных задачах, перенесите их на более позднее время, тогда вы не будите тратить по 2-3 часа на ту работу, которая обычно занимает у вас один час. Запланируйте на это время, например, проверку почты и изучение корреспонденции, тем самым освободив время наибольшей эффективности для решения более сложных задач.
Тайм-менеджмент, как и все в нашем мире работает по определенным законам, незнание которых никак не влияет на их работу. Они работают, не зависимо от нас, знаем мы их или нет, поэтому их знание придает силы, а незнание их забирает. Например, вы знакомы с принципом Парето? А ведь он гласит, что 20% усилий дает 80% результата. Добавьте еще 5% и вы будите работать на все сто!
P.S. Изучайте тайм-менеджмент, применяйте его в своей работе и вы увидите сколько свободного времени у вас появится. Если вы начинающий предприниматель или бизнесмен, то тайм-менеджмент современен станет вашим лучшим другом и помощником в бизнесе Подписавшись на мою E-mail рассылку, вы сможете узнать много интересного о бизнесе, получая информацию о новых постах прямо к себе на электронный ящик.
